Сразу отмечу, организация некоммерческая, а точнее благотворительный фонд. Что не меняет того, что есть задачи, ответственные, сроки выполнения, ограничения по ресурсам, встречи, решения, коммуникации и всё остальное.

Процесс выбора подобной системы привёл к тому, что только Битрикс24 не имеет ограничения на количество сотрудников. Дальше ждало неожиданное открытие, что со 101-й задачи часть функций отпадает. Если выбирать уже с учётом этого знания, всё равно 2 т.р. с чем-то за 24 человека в месяц в Битрикс24 и от $10 за одного человека в Asana, например. Если бюджета нет совсем, наверное, это проблема.

В демо-режиме удалось попробовать следующие модули:

• Задачи и проекты
• Чат и звонки
• Календарь
• Встречи
• Wiki

Изначально планировали сделать упор на задачи, но в результате чат, встречи и календарь оказались даже более ценными. Но обо всём по порядку, с плюсами и минусами.

Задачи и проекты

Задачи и проекты на самом деле являются группами, функционал которых крайне ограничен:

• У них нет иерархии, поэтому программы проектов или иерархию направлений операционной деятельности надо "вытягивать" в линейный список
• Проект – это поле в задачах и встречах, но я не нашёл его во встречах в календаре
• Нужно пригласить человека в проект, тогда он сможет видеть задачи проекта; больше это ни на что не влияет, и более глубокого разграничения доступа по проекту нет

При этом процесс по самим задачам проработан достаточно подробно. Самым важным является флаг "Принять задачу после завершения". С его помощью можно отправлять задачу на доработку. Но есть ряд раздражающих факторов:

• Нужно отдельно написать комментарий (почему задача возвращена на доработку), отдельно вернуть на доработку; поле во время возврата на доработку не предусмотрено
• При изменении статуса задач система постоянно спрашивает "Вы уверены?", и я не нашёл, как это отключить
• При упоминаниях пользователей иногда не до конца проработана работа с клавиатуры, поэтому приходится хвататься за мышку

На мой взгляд, соисполнители и делегирование не то, чтобы зло, но лишний функционал, которого можно достичь декомпозицией задач и вложенными задачами. Но, раз кому-то нужно, то пусть будет. Жаль, что его нельзя отключить, люди шаловливыми ручками начинают туда что-то вписывать. При этом важно, что в Битриксе24 вшито правило "1 задача – 1 исполнитель". Это не просто правильно, а архиправильно, на мой взгляд, с точки зрения разделения ответственности,

К задаче можно писать комментарии и прикреплять файлы, это решает большинство вопросов. Комментарии, как и в чате, одноуровневые, то есть нельзя делать ветки обсуждений. Простенько, но жить можно.

Чат и звонки

Видео-звонки и чат, на мой взгляд, оптимизируют работу больше, чем задачи. Видео-звонки бесплатны, качество очень хорошее, работает с мобильного телефона и с компьютера (из Chrome без установки приложений и расширений).

Чаты можно создавать и переименовывать, но, как отметил выше, это "плоский" чат без веток, упоминаний и всего того, что есть в Slack. Приходится выкручиваться с помощью цитат. Как мне кажется, работает только до определённого объёма сообщений, но до определённой численности организации вполне может заменить почту. С другой стороны, ветки являются и проклятием Slack, поэтому как посмотреть.

Чат понимает ссылки на веб-страницы, задачи и файлы из хранилища, показывает их эскизы (предпросмотр).

Можно поставить "Нравится", но других эмоций нет, только смайлики в обычном сообщении.

Календарь

Календарь сам по себе интересен синхронизацией почти со всеми существующими календарями: Android, iPhone, Google, Outlook. За одной большой кнопкой "Синхронизировать" скрывается очень мощный функционал. Пока думаю над тем, чтобы сделать видимость встреч для тех, кто на них не приглашён.

Суть проекта фонда в проведении занятий, и вот для этого календарь очень пригодился. Настолько, что планируем пригласить всех, кто проводит занятия, в Битрикс. При этом лицензируются те, кто работают с задачами, на просмотр же количество пользователей не ограничено.

Встречи

Часто задачи возникают по ходу встреч, и тут можно использовать возможность создавать задачи прямо из встреч. Встречи также появляются в Календаре. И при этом отдельно у встречи есть отдельная повестка, также можно фиксировать любые пункты: с ответственным или без, с датой или без. Так можно фиксировать решения или задачи, которые уже поставлены. Нюанса здесь два:

• Модуль доступен на более высоких тарифах, чем Задачи 24
• Дизайн ещё пилить и пилить, сейчас выглядит страшненько

Wiki

Wiki помогает выложить документы по проекту с пояснениями, а не просто свалить в кучу в общую папку. Также если у вас нет модуля Встречи, протоколы встреч со ссылками на задачи можно вести в Wiki. Ничего плохого про wiki сказать не могу, просто работает.

Выводы

В целом впечатление положительное, но по многим моментам видно, что система для небольших организаций. Яркий пример этого – неотключаемые уведомления всем сотрудникам о приёме нового сотрудника на работу (или просто подключению к системе). Уведомления в целом сыпятся по поводу и без повода, при этом одно уведомление занимает достаточно много места, и что-то важное можно пропустить.

Дизайн с яркими зелёными кнопками тоже временами вырвиглазненький, хотелось бы настроить цветовую гамму и размер элементов или просто по умолчанию сделать сами элементы сильно меньше. Не знаю, возможно, начинающим пользователям это наоборот "самое то", но вылизанностью интерфейса зарубежных систем здесь не пахнет. В целом при богатстве функционала на дизайн и небольшие заусенцы можно закрыть глаза. Как мне кажется, по такой цене конкурентов просто нет.