В целом можно выделить уровни коммуникации:

• Директора, здесь требуется сжатый формат, как правило, в виде презентаций
• Уровень ключевых участников проекта, здесь требуется обзор реального положения дел в средней детализации
• Уровень участников проекта, где требуется максимальная детализация задач, но она не должна расходиться с пониманием на других уровнях

Чтобы предоставить на каждый уровень информацию в том виде, как она требуется, предлагаю три меры:

1. Строить коммуникации вокруг статуса проекта
2. Использовать связку "почта - портал - встречи" и замыкать её компоненты друг на друга
3. Осознанно создавать новые каналы коммуникаций и встраиваться в существующие каналы

Дальше рассмотрим подробнее, что здесь имеется в виду.

Статус проекта

По поводу статуса есть несколько моментов:

• Подготовка: сам статус должен быть готов до встречи, и если ничего лучше нет, рекомендую использовать шаблон; также желательно выслать документ всем хотя бы за сутки и приучить (не смог подобрать другого слова) всех читать этот документ до встречи
• Периодичность и длительность: лично мне больше всего нравится формат "полчаса раз в неделю", но можно и "час в неделю" или раз в две недели; тут надо понимать, что встречи больше часа не продуктивны, а при встрече длительностью в полчаса 15 минут отводится на доклад руководителя проекта и 15 минут для ответов на вопросы
• Содержание: на встрече рассматриваются только вопросы управления проектом, такие как проектные риски, критический путь, проектные проблемы; сутевые вопросы и вопросы, связанные с конкретными задачами нужно выносить на отдельные встречи
• Участники: присутствуют только ключевые участники, такие как заказчик и руководители проектов, руководители направлений; спонсор может присутствовать, но я предпочитаю выстраивать с ним общение отдельно и подавать только информацию, нужную для принятия конкретных решений
• Результаты статуса обязательно фиксируются в отдельном документе и рассылаются всем участникам
• На всякий случай напомню об одном из основных правил проектного управления no surprises: содержание статуса все участники должны знать до его проведения

С точки зрения информирования остальных участников проекта и внешних заинтересованных лиц о том, что происходит, в 90% случаев хватает информации из статуса. Но как её донести?

Встречи, письма и портал

Важно создать "единый источник правды" с наиболее актуальной информацией о проекте, и наиболее полезным является веб-страница или отдельный портал. На нём выкладывается проектная документация, если она не является секретной, а также презентации, результаты встреч, глоссарий проекта, актуальный план-график, устав проекта. Дальше нужно приучить всех прежде всего смотреть не у себя на диске, не в почте или ещё где-то, а на портале. Очень вредными являются устаревшие версии документов, поэтому это критично.

Почта имеет несколько преимуществ:

• Не нужно создавать отдельный чат, чтобы разослать информацию любому кругу получателей
• Люди склонны считать, что массовые рассылки имеют больший авторитет, чем письма отдельным людям или сообщения в чате
• Письмо можно сохранить, а потом открыть ссылки оттуда

В письмо нет смысла выкладывать файлы, в этом случае почта действует как тизер. Например, вышел новый проектный документ. В остальном в почте приводится краткий список новостей или, если необходимо, призыв к действию: изучить, пройти опрос, записаться.

На встречах нужно исходить из того, что вся необходимая информация есть на портале. И если это не так, не нужно её пересылать; прежде всего, это повод выложить её. Соответственно, встречи и письма побуждают лишний раз зайти на портал. Сколько раз нужно об этом сказать на встрече или написать в письме? Вот несколько известных значений:

• Чтобы продать что-то, нужно 7 касаний
• Коммуникаций должно быть в 7 раз больше, чем вы думаете
• Чтобы человек что-то усвоил, ему нужно повторить это 3 раза

Если кратко: много, очень много раз.

Новые и существующие каналы коммуникаций

Кроме статусов по проекту и рассылок, проект – это повод сделать другие коммуникации:

• Регулярный вестник проекта
• Конференцию во время важной стадии проекта, и это будет не только выработка решений, но ещё и коммуникация
• Неформальную встречу проектной команды на природе

Но ещё более эффективно – встраиваться в существующие коммуникации со своей повесткой. Там, где обычно говорит руководство и где люди привыкли слушать:

• Оперативки и летучки
• Конференции по другим темам или слёты по функциональной вертикали (финансы, логисты, производство)
• Вестник блока, внутренняя газета

В целом внутренние корпоративные коммуникации очень похожи на современный маркетинг. Например, интервью о проекте с селебрити (вице-президентом), продвижение целей проекта на светском мероприятии (корпоративе) заходят замечательно. Причём, по моему опыту, выброс негатива не так критичен, как установление доверия к коммуникациям, а для этого нужно уметь признавать свои ошибки и освещать не только "розово-сахарную" сторону проекта.

В следующий раз опишу управление планом графиком: перепланирование, поиск реалистичных сроков и критического пути.